¿Qué es un Sistema POS y cómo funciona en 2024?

Desde que se inventó la caja registradora a comienzos del siglo pasado como medida para contabilizar y proteger el dinero, la evolución de los sistemas POS o de punto de venta ha crecido a un ritmo que su propio inventor, John Ritty, no podría imaginar. 

Gracias a los avances tecnológicos, los sistemas POS han permitido que cualquier negocio minorista pueda gestionar sus ventas y llevar un registro de su inventario en tiempo real.

La hostelería o comercios minoristas como tiendas de ropa, artesanos o eventos, son algunos de los principales sectores en los que se utiliza un sistema POS. 

En esta guía, encontrarás información sobre qué es un Sistema POS y cómo funciona, cuánto cuesta y cuáles son los mejores sistemas POS en la actualidad. 

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS, de sus siglas en inglés, Point of Sale, es una combinación entre Software y Hardware, que gestiona aspectos clave de la venta en tiendas y establecimientos físicos, como aceptar pagos, emitir recibos, leer códigos de barras e identificar productos.

Un sistema POS está compuesto de dos elementos principales: el hardware y el software. 

• El hardware de POS incluye elementos como la caja registradora, el escáner de códigos de barras, la impresora de recibos, la pantalla táctil o el lector de tarjetas móvil.

• El software de POS hace referencia al programa informático que se instala en el hardware y que permite llevar a cabo todas las funciones que ofrece un sistema POS. 

Los sistemas POS modernos también incluyen características avanzadas, como la integración de pagos móviles y la capacidad de realizar un seguimiento de los clientes y sus preferencias de compra tanto de forma online (a través de una tienda online), como offline.

¿Cuánto cuesta un sistema POS?

A la hora de contratar un sistema POS, hay una serie de costes fijos y otros variables, que variarán en función de la empresa que te preste el servicio.

Normalmente se incurre en tres costes principales: 

• Cuota única por la compra del hardware. 
• Cuota mensual o anual del software.
• Comisión para procesar los pagos.

Por ejemplo, Shopify POS, te permite vender online y aceptar pagos en persona, con una suscripción a su plataforma eCommerce y una tienda oficial para comprar sistemas TPV.

Hardware 

El coste del hardware de POS medio se encuentra entre los 50€ y los 700€, dependiendo del tipo de hardware que necesites (lectores de tarjetas, datáfonos o paquetes completos con caja registradora). 

La mayoría de empresas POS, ofrecen uno o dos años de garantía en todos sus productos de hardware. Si ya tienes hardware POS, puedes elegir un proveedor TPV que sea compatible y ahorrarte la inversión.

Software 

Los costes del Software de POS, se encuentran entre los 50 y 150€ al mes. Algunos Software POS como Square, te ofrecen un plan gratuito para probarlo antes de contratarlo y periodos de prueba gratuita para sus planes superiores.

Dependiendo del tipo de software utilizado, es posible que tengas que añadir un coste extra por utilizarlo en diferentes ubicaciones, cuentas para empleados o características premium. 

Comisión por transacción

Las comisiones por transacción varían entre el 1,5% y el 3,5% por transacción. Estas comisiones varían en función del tipo de transacción (si se realiza en persona o a través de la tienda online en caso de ser un minorista que también vende online).

Otros aspectos a considerar a la hora de contratar un software de sistema POS son el número de terminales, cantidad de empleados que lo van a necesitar así como el número de transacciones que tienes previsto realizar cada mes en tus establecimientos.

Cómo elegir el mejor Sistema POS para tu negocio

Una vez examinado cuánto cuesta un sistema POS, es hora de saber cómo elegir el mejor Sistema POS para tu negocio. Estos son algunos de los aspectos más importantes:

1. Tipo de negocio

Uno de los aspectos más importantes a la hora de elegir el mejor Sistema POS es el tipo de negocio e industria al que perteneces. 

Por ejemplo, el sector de la hostelería puede necesitar funciones para la gestión de mesas, reservas o el envío automático de comandas a cocina, mientras que una tienda minorista da prioridad al seguimiento de inventarios, escaneado de códigos de barras o sincronización de inventario entre múltiples tiendas. 

2. Demostraciones

Después de realizar una investigación y seleccionado el mejor sistema de Punto de Venta para tu sector, es recomendable contactar con su equipo de ventas y solicitar una demostración gratuita de sus servicios sin compromiso.

Algunas soluciones, ofrecen pruebas gratuitas para evaluar el software y asegurarte de que es compatible con el flujo de trabajo diario de tu equipo. Square POS y Shopify POS, cuentan con pruebas gratuitas para probar su panel de control antes de contratarlo.

3. Precio

Los sistemas POS ofrecen varias estructuras de precios, como suscripciones, compras únicas o modelos basados en el número de transacciones anuales. 

Es esencial comprender y evaluar qué estructura de precios es para ti y considerar cualquier condición oculta, como costes de permanencia o por mantenimiento.

4. Integraciones

Las integraciones con aplicaciones de terceros, permite que el flujo de trabajo de todos tus empleados, incluyendo el equipo de administración y contabilidad, ahorre tiempo en introducir de forma manual los datos de clientes y operaciones. 

Elige un Sistema POS que tenga integraciones con las principales plataformas eCommerce, software CRM o programas de contabilidad. 

Una vez completada la demostración gratuita y explicado a cada proveedor lo que estás buscando, recibirás un presupuesto acorde a tus necesidades. Compara y contrasta lo que incluye cada paquete y qué producto te ofrece la mejor relación calidad-precio.

5. Hardware POS

A la hora de elegir un sistema POS, hay que tener en cuenta el Hardware POS que ofrece la herramienta. 

Por ejemplo, si tienes muchas referencias o productos en venta, un lector de código de barras y terminales fijos de punto de venta pueden ser útiles. Si además ofreces tus productos o servicios en ferias, festivales o eventos, un lector móvil de tarjetas de crédito o débito o Tap to Pay agilizan el proceso de pago y suelen ser más cómodos para el cliente.

¿Qué tipos de POS hay?

Si te preguntas qué tipos de sistemas POS existen en el mercado, a continuación te indicamos cuáles son, desde los más tradicionales a los más avanzados.

POS tradicional

Este sistema se compone de un terminal físico conectada a una caja registradora y otros dispositivos como impresoras y escáneres. 

Está dirigido a pequeños negocios que no requieren una gestión compleja del inventario o ventas online. Es el sistema de punto de venta que todos conocemos y que utilizan la mayoría de tiendas de nuestro barrio.

POS móvil

Este tipo de POS, también conocido como mPOS, se instala en un dispositivo móvil, como una tablet o un smartphone, y te permite aceptar pagos fuera de tu establecimiento.

Resulta muy conveniente para negocios que necesitan flexibilidad y movilidad, como restaurantes, stands en eventos o tiendas ambulantes.

POS en la nube

El sistema POS en la nube es ideal para negocios con múltiples sucursales o para aquellos propietarios que desean supervisar su negocio en tiempo real.

La mayor ventaja de un POS en la nube, es el ahorro de costes de hardware y que no requiere de copias de seguridad, pues toda la información se almacena en servidores de internet accesibles desde cualquier lugar.

POS integrado

Estos sistemas están diseñados para funcionar en conjunto con otras herramientas empresariales, como software de gestión de inventario o programas contables. Permiten una mayor automatización y eficiencia en la gestión del negocio.

POS especializados

Existen sistemas de punto de venta diseñados específicamente para diferentes industrias, como el sector alimentario o el comercio minorista. Estos sistemas ofrecen características y funciones personalizadas según las necesidades del sector en cuestión. 

Preguntas Frecuentes

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios a la hora de buscar qué es un Sistema POS y cómo funciona.

Fotos de: Burst Shopify.